Un dirigente del NYSE che ha trascorso una settimana a resistere all'e-mail per 7 ore al giorno è rapidamente andato in frantumi nella sua casella di posta, ma ha portato via una strategia di produttività che utilizza fino ad oggi


Betty Liu
Betty Liu.
Irradiare

Il lavoratore d'ufficio medio riceve più di 100 email al giorno e rispondere a ognuna di esse potrebbe facilmente sprecare ore della giornata.

Ma quando un imprenditore ha provato un trucco radicale per ridurre il tempo di invio delle e-mail e aumentare la sua produttività, ha scoperto che era un'abitudine troppo dura da tenere sotto controllo.

Betty Liu, vice presidente esecutivo della Borsa di New York, ha affermato che per una settimana del 2016 si è astenuta dal controllare la sua posta elettronica tra le 10 e le 17:00.

"Ha sicuramente aiutato, ma non è stato il successo clamoroso come pensavo che fosse", ha detto Liu a Business Insider. "Penso che ho sentito che c'erano momenti in cui non ero in e-mail, qualcosa sarebbe appena diventato molto cattivo, quindi penso che l'aspirazione fosse migliore della realtà."

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Liu ha detto di aver avuto l'idea da Tom Patterson, fondatore e CEO della compagnia di intimo Tommy John, che aveva recentemente intervistato per la sua compagnia Radiate, una libreria online di video educativi su leadership e management. All'epoca, Liu era anche un'ancora per Bloomberg TV.

Patterson ha detto a Liu che quando le persone lo mandano via email durante l'orario di lavoro, semplicemente non li legge. Invece, ricevono una risposta automatica che dice: "Attualmente sto controllando la posta elettronica prima delle 9:00 e dopo le 17:00 EST quindi ci sarà una risposta ritardata. Se è urgente, per favore chiama o scrivi".

"È stato fantastico per le persone che sanno che non risponderò per un certo periodo di tempo", ha detto Patterson a Liu, ha detto in un articolo per Inc. "Rende le persone più a loro agio. ?' o "È andato a spam?" C'è più certezza. "

Ma quando Liu ha provato l'esperimento da sola, ha avuto dei problemi immediatamente.

Il primo giorno, anche se è riuscita a passare tutte le sette ore senza controllare la sua casella di posta, ha scoperto un numero "scoraggiante" di messaggi che l'aspettavano quando l'orologio segnava le 5 del pomeriggio. Ha scritto su un post di LinkedIn che non ha finito di rispondere a tutti loro fino alle 22.48.

Peggio ancora, per gli osservatori esterni, la sua assenza dalle catene di e-mail ha fatto sembrare che stesse rallentando.

"Uno dei miei colleghi mi chiede se mi sto godendo il tempo del 'mani-pedi', ed è strano come la gente non risponda alle e-mail con gli scherzi di tutti i giorni", ha scritto.

Un altro giorno, dopo le 17:00 la moratoria è stata revocata, è stata così presa a rispondere all'arretrato di messaggi che le è sfuggita una telefonata che aveva programmato. Più tardi, dopo essere andata a cena, ha detto che si sentiva troppo stanca per rispondere a più e-mail, quindi ha dovuto rimandarle fino al giorno seguente, aggiungendo al mucchio di pile in crescita.

Un altro giorno di quella settimana è stato "un totale fallimento", ha detto, dato che ha dovuto "spegnere gli incendi" tutta la mattina via e-mail. Le cose sono esplose solo da lì.

"Una volta iniziato a controllare la posta, ho iniziato a controllare i social media", ha scritto su LinkedIn. "È come se le mie dita aprissero automaticamente queste app una volta toccato il mio telefono."

Quella mattina ha sottolineato uno dei lati negativi dell'esperimento: anche se la sua risposta automatica via e-mail diceva alla gente di chiamarla o mandarla per posta se la situazione era urgente, pochissimi lo hanno fatto. In un caso, un dipendente che ha inviato una e-mail non ha realizzato la gravità del suo problema. Ha insegnato a Liu che "l'urgenza è soggettiva", ha detto.

Sebbene non controllare la sua posta elettronica durante l'orario di lavoro fosse un'abitudine troppo dura per tenere il passo, Liu è uscito dall'esperimento con una pratica utile. Ogni volta che Liu pensa di mandare e-mail a qualcuno, invece di interrompere ciò che sta facendo per scriverlo, lo inserirà nella sua lista delle cose da fare. Poi, alla fine della giornata, può scuotere immediatamente la sua lista di e-mail, aumentando la sua efficienza e riducendo la fatica.

Liu ha abbandonato da tempo l'esperimento di posta elettronica, ma fino ad oggi, ha detto che mette il telefono giù "per alcuni momenti ogni giorno" per osservare il mondo intorno a lei.

"Si può sprecare molto tempo a rispondere e in attesa di e-mail", ha detto. "Guardare il mondo esterno o sentirsi sconvolto dal telefono può essere esaltante."